POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1) OBJETIVO, ALCANCE Y APLICACIÓN DE LA POLITICA

CORPORACION LEXCOM DE COLOMBIA S.A.S., en adelante “LEXCOM”, para cumplir con su objeto social recolecta, almacena y usa datos personales e información, de sus empleados, de sus clientes, de sus contratistas, de sus proveedores, entre otros. Por medio del presente manual, y de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 del 17 de Octubre de 2012, y sus Decretos Reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014, y demás normas aplicables y concordantes, adopta un Manual de Políticas para el Tratamiento de Datos que regula la forma como LEXCOM recolecta, utiliza, almacena, custodia, circula, transfiere, suprime, modifica, actualiza, corrige y de cualquier otra forma de tratamiento de información y datos personales de los titulares anunciados. LEXCOM al interno de su compañía ha tomado todas las medidas y mecanismos tecnológicos necesarios para aplicar estas políticas, dando así cabal cumplimiento a la normativa vigente, para cumplir con los objetivos de fortalecer el nivel de confianza entre Responsable y Titulares con relación al tratamiento de su información; Informar a los Titulares de las finalidades y transferencias a que son sometidos sus datos personales y los mecanismos y formas para el ejercicio de sus derechos.

2) IDENTIFICACION DEL RESPONSABLE

NOMBRE DE LA EMPRESA: CORPORACION LEXCOM DE COLOMBIA., sociedad comercial sin ánimo de lucro identificada con NIT. No. 830.053.439-8, se constituye como una empresa colombiana, con el objetivo fundamental en el desarrollo, promoción y fomento del conocimiento, la ciencia, la tecnología y el emprendimiento asociativo; todo orientado al mejoramiento socioeconómico sostenible de las comunidades atendidas; atraves de la investigación y la implementación de soluciones, servicios, programas y proyectos, de desarrollo social, educativos, productivos, de vivienda y de sostenibilidad ambiental; orientándolos al bienestar del hombre y al mejoramiento de su nivel de vida, y las demás actividades registradas en el Registro de Cámara de Comercio.

DIRECCIÓN: Calle 72 # 9-55 ofc 802

PÁGINA WEB: www.lexcom.com.co

TELÉFONO FIJO: (601)6227005

WHATSAPP:

EMAIL:

3) DEFINICIONES

a) Habeas Data: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.

b) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

c) Dato personal sensible: Son aquellos datos aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

d) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

e) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

f) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

g) Aviso de privacidad: Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular con el fin de informar sobre el tratamiento de sus datos personales.

h) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

i) Causahabiente: Persona que por sucesión o transmisión adquiere los derechos de otra persona.

j) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

k) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento.

4) PRINCIPIOS RECTORES EN MATERIA DE DATOS PERSONALES

En materia de protección de datos personales se aplicarán los siguientes principios rectores: a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen. b) Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular. c) Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. e) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. f) Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley. g) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

5) DERECHOS DEL INDIVIDUO

Los Titulares de datos personales gozarán de los siguientes derechos, y de aquellos que les otorgue la ley: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del tratamiento o Encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley; c) Ser informado por el Responsable del tratamiento o el Encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales; d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución; f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

6) DEBERES DE LEXCOM COMO REPSONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

LEXCOM como Responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá los siguientes deberes: a) Garantizar al titular del dato, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; b) Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular del dato; c) Informar al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada; d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento; h) Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley. i) Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. j) Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares del dato en los términos y oportunidades establecidos en la ley. k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. l) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. m) Informar a solicitud del titular del dato sobre el uso dado a sus datos; n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares del dato. o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

7) POLITICAS ESPECIFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Tratamiento de datos personales de Empleados LEXCOM recolecta los datos personales de sus Trabajadores los cuales son calificados por la compañía como de reserva, y solo serán revelados por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los Empleados de la empresa serán: a) Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley laboral colombiana a los empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades colombianas competentes; b) Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la empresa. c) Cumplir con las obligaciones impuestas a la empresa como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). d) Gestionar las funciones desarrolladas por los trabajadores. e) Consultar memorandos o llamados de atención. f) Desarrollar y aplicar el proceso disciplinario. g) Contactar a familiares en casos de emergencia. h) Lograr una eficiente comunicación, por cualquier medio conocido o por conocer, relacionada con nuestros productos, servicios, ofertas, alianzas, estudios, contenidos, así como los de nuestras compañías vinculadas, y para facilitarle el acceso general a la información de éstos. i) Transferir sus datos a compañías aliadas de LEXCOM en cualquier lugar del territorio nacional. j) Enviar o transferir sus datos a clientes potenciales con el propósito de participar en procesos de licitación con diferentes entidades, las cuales así lo requieren dentro de los pliegos de condiciones. LEXCOM almacena los datos personales de sus empleados, incluidos los que hayan sido obtenidos en desarrollo del proceso de selección, y los conserva en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. A tal carpeta solo tendrá acceso y será tratada por el Área de Talento Humano, con la finalidad de administrar la relación contractual entre LEXCOM y el empleado. LEXCOM trata datos sensibles de sus trabadores como la imagen y la voz con la única finalidad de controlar la calidad de los servicios prestados por la compañía. Para los efectos de este tratamiento se recolecta la respectiva autorización en los términos de ley, indicando claramente los datos sensibles objeto de tratamiento y la finalidad del mismo. Así mismo, contará con sistemas de seguridad adecuados para el manejo de aquellos datos sensibles y su reserva, en el entendido que tales datos sensibles solo serán usados por LEXCOM para los fines antes mencionados. Terminada la relación laboral, LEXCOM procederá a almacenar todos los datos personales que haya obtenido del proceso de selección y la documentación generada en desarrollo de la relación laboral, en un archivo central con acceso restringido, sometiendo en todo momento la información a medidas y niveles de seguridad adecuados, dado que la información laboral pueda contener datos de carácter sensible. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a veinte (20) años contados a partir de la terminación de la relación laboral, o de acuerdo a las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

Tratamiento de datos personales de Clientes LEXCOM recolecta los datos personales de sus Clientes y Potenciales Clientes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Clientes de LEXCOM serán: a) Realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y pos contractual. b) Vinculación en general de cada cliente. c) Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros productos, servicios, alianzas, estudios, contenidos, así como los de nuestras compañías vinculadas, y para facilitarle el acceso general a la información de éstos d) Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores, y empleados e) Informar sobre cambios de nuestros productos y/o servicios. f) Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del contrato celebrado. g) Verificar casos en que se de incumplimiento de alguna de las partes. h) Evaluar la calidad de nuestros productos y/o servicios. i) Envío de invitaciones a eventos programados por la empresa e informar sobre nuevos productos y/o servicios que estén relacionados con el o los contratado(s) o adquirido(s). j) Realizar actividades de fidelización de clientes y operaciones de marketing. k) Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo. l) Transferir sus datos a compañías aliadas de LEXCOM en cualquier lugar del territorio nacional. LEXCOM trata datos sensibles de sus clientes como la voz y la imagen, con la finalidad de usar las grabaciones de las conversaciones mantenidas con los agentes comerciales de la empresa, para efectos de calidad y emplearse como prueba del contrato de compraventa; realizar grabaciones de algunas de las clases que son impartidas en la empresa, con la intención de evaluar y mejorar la calidad de las mismas. Para los efectos de este tratamiento se recolecta la respectiva autorización que en todo caso será expresa y facultativa, indicando claramente los datos sensibles objeto de tratamiento y la finalidad del mismo. Así mismo, contará con adecuados sistemas de seguridad para el manejo de aquellos datos sensibles y su reserva, en el entendido que tales datos sensibles solo serán usados por LEXCOM, para los fines antes mencionados. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del cliente con la empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

Tratamiento de datos personales de Visitantes en el Control Ingreso LEXCOM recolecta los datos personales de sus visitantes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, y solo será revelada por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de quienes ingresan a las instalaciones de LEXCOM serán: a) Asegurar el ingreso a las instalaciones de la empresa a personas que cuentan con la autorización de libre tránsito y restringir el paso a aquellas personas que no estén autorizadas. b) Garantizar la seguridad en los ambientes vigilados. c) Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de las actividades al interior de la empresa. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a un (1) año contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

Tratamiento de datos personales de Registro de Videovigilancia LEXCOM recolecta datos biométricos de sus trabajadores y visitantes a través de sus Cámaras de Vigilancia y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales contenidos en las Cámaras de Vigilancia de LEXCOM serán: a) Garantizar la seguridad en los ambientes laborales. b) Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de actividades laborales de la compañía. c) Controlar el ingreso, permanencia y salida empleados y contratistas en las instalaciones de la empresa. Para cumplir con el deber de información que le corresponde a LEXCOM como administrador de datos personales, la empresa implementará Avisos de Privacidad en las zonas en donde se realice la captura de imágenes que impliquen tratamiento de datos personales. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a treinta (30) días contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

8) TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑAS, NIÑOS Y ADOLECENTES

LEXCOM solo maneja datos de niños, niñas y adolescentes correspondientes a los hijos de los empleados, con el fin único de ser ingresados como beneficiarios de la seguridad social de sus padres.

9) PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES Y MECANISMOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; podrá hacer ejercicio de sus derechos contactándose con nosotros a través de comunicación escrita dirigida al área encargada de la protección de datos personales en la compañía, Contraloría. La comunicación podrá ser enviada al siguiente correo electrónico __________________ Consultas por el tratamiento de datos personales Se podrá consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de LEXCOM, y la empresa se encargará de suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del solicitante.

· La consulta se formulará por los medios habilitados por LEXCOM, ya anunciados.

· LEXCOM responderá la consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Mediante una solicitud por escrito de un individuo, y cuando LEEXCOM haya confirmado la información que le permita identificar a la persona que realiza la solicitud, y si tiene almacenados tales datos personales acerca de dicho individuo, LEXCOM: a) Informará a la persona si LEXCOM posee datos personales suyos; b) Describirá los datos que posee, la razón y finalidad por la cual los mantiene; y c) Proporcionará al individuo copias de los datos personales que se mantienen acerca de su persona, conjuntamente con una indicación de la o las fuentes de los mismos.

Reclamos por el tratamiento de datos personales Cuando se considere que la información contenida en una base de datos de LEXCOM debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando se advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Habeas Data, se podrán presentar reclamación ante LEXCOM, la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:

· El reclamo se formulará mediante comunicación escrita dirigida a LEXCOM, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

· El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a LEXCOM con la identificación del titular del dato, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

· Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el titular del dato presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

· En caso de que LEXCOM no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado al interesado en un término máximo de dos (2) días hábiles.

· Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. La leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

· El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Petición de actualización y/o rectificación del Dato LEXCOM rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información que sea inexacta o se encuentre incompleta, atendiendo al procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el Titular deberá allegar la solicitud según los canales dispuestos por la compañía, indicando la actualización y rectificación del dato y a su vez deberá aportar la documentación que soporte tal petición.

Oposición a acciones de marketing directo LEXCOM cumplirá con cualquier pedido de un individuo de no utilizar sus datos personales para fines de marketing directo.

Revocatoria de la autorización y/o supresión del Dato El Titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento o autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no se encuentre un impedimento consagrado en una disposición legal o contractual. Así también el Titular tiene derecho a solicitar en todo momento a LEXCOM, la supresión o eliminación de sus datos personales cuando: a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente. b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos. c) Se haya cumplido el tiempo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron obtenidos. Tal supresión implica la eliminación bien sea de manera total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por LEXCOM. El derecho de cancelación no es absoluto y por lo tanto LEXCOM podrá negar revocatoria de autorización o eliminación de los datos personales en los siguientes casos: a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

Requisito de procedibilidad El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; sólo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el ejercicio de sus derechos una vez haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo directamente ante la empresa.

10) MODIFICACIONES DE LAS POLÍTICAS

LEXCOM se reserva el derecho de modificar la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales en cualquier momento. Sin embargo, toda modificación será comunicada de forma oportuna a los titulares de los datos personales a través de los medios habituales de contacto con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia. En el evento que un titular no esté de acuerdo con la nueva Política General o especial y con razones válidas que se constituyan en una justa causa para no continuar con la autorización para el tratamiento de datos personales, el Titular podrá solicitar a la empresa el retiro de su información a través de los canales ya indicados. Sin embargo, los Titulares no podrán solicitar el retiro de sus datos personales cuando la empresa tenga un deber legal o contractual de tratar los datos.

11) VIGENCIA

La presente política rige a partir del 02 de mayo de 2022.